Palvelut ja tilat / Järjestä tapahtuma / Yksityisen tilaisuuden järjestäminen Oodissa

Yksityisen tilaisuuden järjestäminen Oodissa

Oodissa voi järjestää yksityisiä tilaisuuksia, kuten yritysten kokouksia tai suljettuja seminaareja. Tällaisia tilaisuuksia varten sopivat erityisesti Oodin ensimmäisessä kerroksessa sijaitsevat Maijansali sekä Kino Regina. Jos haluat järjestää Oodissa suljetun tilaisuuden, on tapahtumatilojen käyttö maksullista.

Tilavuokran muodostuminen

Jos tilaisuuteen on ennakkoilmoittautuminen, pääsymaksu tai tilaisuus on tarkoitettu vain hyvin rajatulle ryhmälle, perimme tilan käytöstä vuokraa.

Haluamme, että mahdollisimman monella toimijalla, niin pienellä kuin suurella, on mahdollisuus järjestää kokous tai koulutustilaisuus Oodissa. Tämän takia meillä on Oodissa käytössä kaksi hintakategoriaa – alennettu hinta sekä täysi hinta.

Mikäli tilaisuus sisältää kaupallista toimintaa tai järjestäjä on kaupallinen taho, perimme aina täyden tilavuokran tilan käytöstä. Samoin jos järjestät poliittisen, uskonnollisen tai valtiollisen tapahtuman, perimme tilan käytöstä täyden tilavuokran.

Kirjastona haluamme tukea yleishyödyllisiä toimijoita ja pyrimme tarjoamaan tilojamme alennetulla hinnalla näille toimijoille. Otamme aina huomioon jokaisen tilaisuuden ominaispiirteet, kun teemme päätöksen lopullisesta hinnasta.

Tutustu tapahtumatilojen hinnastoon

Tutustu Oodin tapahtumatiloihin

Tutustu maksullisten tilojen käyttösääntöihin

Tilan varaaminen

Kaikki tilamme ovat varattavissa Varaamo-verkkopalvelussa ja voit varata sieltä tilaisuudellesi sopivan tilan. Sinulla voi olla kerrallaan kaksi varausta ja tapahtumatilojamme voi varata noin vuoden päähän. Huomioithan, että kaikki varaukset ovat aina alustavia ja otamme sinuun yhteyttä 10 arkipäivän kuluessa varauksen tekemisestä.

Kun varaat tilan, kerro meille mahdollisimman paljon tilaisuudestasi ja sen sisällöstä. Näin meidän on helppo määrittää tilavuokra. Lisäksi toivomme, että listaat varaukseen kaluste- ja tekniikkatoiveesi, mikäli tiedät ne jo. Jos tarvitsemme lisätietoja tilaisuudestasi, olemme sinuun yhteydessä sähköpostitse.

Mikäli tarvitset tilaisuuttasi varten Oodin toisen kerroksen ryhmätiloja, voit varata niitä yhden tapahtumaasi varten. Ryhmätilamme ovat hyvin suosittuja ja haluamme, että ne ovat mahdollisimman monen asiakkaan saatavilla. Huomioithan, että ryhmätiloja ei voi varata koko päiväksi. Ryhmätilan voit varata käyttöösi Varaamosta.

Siirry Varaamoon

Varausta tehdessäsi täytäthän laskutustietosi huolellisesti, jotta saat mahdollisen laskun ajallaan ja oikeaan osoitteeseen. Jos, sinulla on kysymyksiä tapahtuman järjestämisestä, voit laittaa meille sähköpostia osoitteeseen oodi.tilat@hel.fi

Tekniikka ja kalusteet

Monipuolisin tilamme on ensimmäisen kerroksen Maijansali, joka on mahdollista kalustaa usealla eri tavalla pöytäryhmistä nousevaan katsomoon. Maijansalissa on myös kattava esitystekniikka.

Lue lisää Maijansalista

Kino Reginassa on tyylikäs nouseva katsomo, johon mahtuu jopa 250 henkilö. Tilassa on puheäänentoisto sekä iso valkokangas. Kino Reginaan on mahdollista saada muutamia lisäkalusteita.

Lue lisää Kino Reginasta

Lähetäthän tekniikka- ja kalustetoiveesi meille viimeistään kaksi viikkoa ennen tilaisuutta. Huomioithan, että tällä hetkellä emme tarjoa teknikkoa koko tilaisuuden ajaksi käyttöönne.

Catering-palvelu

Oodin ravintola vastaa yksinoikeudella catering-palveluista Oodissa. Voit tilata ravintolasta sekä isot että pienet tarjoilut tapahtumaasi. Catering on mahdollista järjestää joko tapahtumatilan sisällä tai ensimmäisen kerroksen pohjoispäädyssä. Otathan huomioon, että Kino Reginassa ruokailu on täysin kielletty, joten catering järjestetään aina tilan ulkopuolella. Tarjoilujen tilaaminen edellyttää tilavarausta.

Tutustu Oodin catering-palveluihin

Markkinointi

Oodi ei osallistu suljettujen tapahtumien markkinointiin. Tapahtumapäivänä voi tilan eteen laittaa ilmoituksen tilaisuudesta, esimerkiksi roll upin tai julisteen sermiin. Muualle kirjastotilaan ei voi laittaa tilaisuuden mainoksia tai kulkuohjeita. Tarvittaessa henkilökuntamme ohjeistaa asiakaspalvelutiskeiltä tapahtumakävijät oikeaan tilaan.

Laskutus

Laskutamme tilaisuuden jälkikäteen ja saat laskun tilavuokrasta aina seuraavan kuukauden alkupuolella. Täytäthän laskutustiedot huolellisesti tilavarausta tehdessäsi. Jos laskutustietoihin tulee muutoksia, teemme muutokset maksutta ennen kuin lasku on ehtinyt lähteä. Jos olet jo saanut laskun ja huomaat siinä virheen, veloitamme laskun mitätöinnistä sekä uudelleen lähettämisestä 10 euron käsittelymaksun.

info

Avoimen tilaisuuden järjestäminen

Oletko järjestämässä kaikille avointa tilaisuutta Oodissa? Lue lisää maksuttoman ja avoimen tilaisuuden järjestämisestä.