Tjänster och lokaler / Arrangera ett evenemang / Privata evenemang på Ode

Privata evenemang på Ode

På Ode kan man ordna privata evenemang, såsom företagsmöten eller slutna seminarier. För sådana evenemang lämpar sig i synnerhet Maijasalen och Kino Regina på Odes första våning. Om du vill ordna ett slutet evenemang på Ode är användningen av lokalerna avgiftsbelagd.

Hyran för lokalen

Om evenemanget kräver förhandsanmälan, har en inträdesavgift eller endast är avsett för en mycket begränsad grupp, debiterar vi hyra för användningen av lokalen.

Vi vill att så många aktörer som möjligt, både små och stora, ska ha möjlighet att ordna möten eller utbildningar på Ode. Därför har vi två priskategorier – rabatterat pris och fullt pris.

Om evenemanget involverar kommersiell verksamhet eller arrangören är en kommersiell aktör, debiterar vi alltid full hyra för lokalen. Detsamma gäller politiska, religiösa eller statliga evenemang.

Som bibliotek vill vi stödja allmännyttiga aktörer, och vi strävar därför efter att erbjuda dem våra lokaler till rabatterat pris. Vi beaktar alltid det enskilda evenemangets särdrag när vi fattar beslut om priset.

Se prislistan för evenemangslokalerna

Läs om Odes evenemangslokaler

Läs reglerna för de avgiftsbelagda lokalerna

Bokning av lokal

Alla våra lokaler finns i webbtjänsten Varaamo, där du kan boka dig en lämplig lokal. Du kan ha två bokningar samtidigt och våra evenemangslokaler kan bokas ungefär ett år i förväg. Observera att alla bokningar är preliminära. Vi kontaktar dig inom 10 vardagar efter att du gjort din bokning.

När du bokar en lokal ska du ge oss så mycket information som möjligt om evenemanget och dess innehåll. Det gör det lättare för oss att beräkna hyran. Uppge också vilka möbler och vilken teknik du behöver, om du redan vet det. Om vi behöver mer information om ditt evenemang kontaktar vi dig per e-post.

Om du behöver grupprum på Odes andra våning för ditt evenemang, kan du boka ett sådant. Våra grupprum är mycket populära, och vi vill att så många kunder som möjligt ska ha tillgång till dem. Observera att du inte kan boka ett grupprum för hela dagen. Grupprum kan bokas via Varaamo.

Gå till Varaamo

När du bokar en lokal ska du fylla i dina faktureringsuppgifter omsorgsfullt, så att du får den eventuella fakturan i tid och till rätt adress. Om du har frågor gällande ordnande av evenemang kan du skicka e-post till oss på oodi.tilat@hel.fi

Teknik och möblering

Vår mest mångsidiga lokal är Maijasalen på första våningen, som kan möbleras med allt från bordsgrupper till en stigande läktare. Maijasalen har också komplett presentationsteknik.

Läs mer om Maijasalen

Kino Regina har en stilig stigande läktare med plats för 250 personer. Lokalen har också mikrofoner och högtalare samt en stor filmduk. Kino Regina kan utrustas med en del extra möbler.

Läs mer om Kino Regina

Kuben i Odes andra våning är ett utrymme på 90 kvadrat med glasväggar. Lokalen används för närvarande mest för möten och utbildningar. Lokalen har två filmdukar och projektorer.

Läs mer om Kuben

Skicka dina önskemål om teknik och möblering till oss senast två veckor före evenemanget. Observera att vi för närvarande inte kan ställa en tekniker till förfogande för hela evenemanget.

Cateringtjänster

Odes restaurang har ensamrätt på catering i Odes lokaler. Du kan beställa både små och stora serveringar till ditt evenemang från restaurangen. Servering kan ordnas i evenemangslokalen eller i den norra ändan av den första våningen. Observera att det inte är tillåtet att äta i Kino Regina, så servering ordnas alltid utanför lokalen. För att kunna beställa servering måste du också boka en lokal.

Läs mer om Odes cateringtjänster

Marknadsföring

Ode deltar inte i marknadsföringen av slutna evenemang. På evenemangsdagen kan information om evenemanget, exempelvis en roll up eller en affisch, sättas upp utanför lokalen. Reklam för eller vägvisning till evenemanget får inte sättas upp i bibliotekets övriga utrymmen. Vid behov kan personalen vid kundservicedisken hjälpa besökarna att hitta rätt.

Fakturering

Vi fakturerar för evenemanget i efterskott, och fakturan på lokalhyran kommer i början av nästa månad. Fyll i faktureringsuppgifterna omsorgsfullt när du bokar lokalen. Om faktureringsuppgifterna ändras gör vi ändringarna avgiftsfritt innan fakturan skickats. Om du har fått din faktura och upptäcker ett fel i den, debiterar vi en expeditionsavgift på 10 euro för att annullera fakturan och skicka en ny.

info

Öppna evenemang

Vill du ordna ett evenemang som är öppet för alla på Ode? Läs mer om hur du ordnar avgiftsfria och öppna evenemang.